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供应商会议策划书
携手共赢 和谐发展
采购部
2010-05
会议目标： 1、加强合作信心，坚定供应商与惠发合作的信心，拓展业务合作领域.
2、扩大企业影响力.
3、轮岗交接的通知.
4、推广网上采购平台（思达恒）软件.
会议主题： 携手共赢 和谐发展
会议场次：1场
会议日期：2011年5月8日
会议名称：2011年山东新润印刷有限公司供应商大会
会议场地：新润印刷会议室
会议内容：致辞//交流、宣传// 参观
会议的风格：
– 主题鲜明，传递信息明确、连贯
– 感染、激励、鼓舞、坚定合作信心
– 突出惠发凝聚力、诚意和推动力
会议资料的准备：
山东惠发食品有限公司手提袋
山东惠发食品有限公司宣传手册
邀请函（本次不用）
邀请函回执单（本次不用）
参会供应商贵宾证
参会供应商名单
山东惠发食品有限公司信签纸
会议反馈表
横幅
铅笔
网上采购平台（思达恒）软件介绍
会议日程：
序号
内容
时间
地点
备注
1
会议签到
8:30-9:00
四车间二楼门楼
2
播放音乐
8:30—9:00
四车间二楼会议室
电视背景
3
付有强主持
四车间二楼会议室
主持
4
播放惠发公司宣传片
9:00-9:05
四车间二楼会议室
惠发宣传短片
5
宋经理发言
9:05-9:10
四车间二楼会议室
6
惠民经理
9:10—9:30
四车间二楼会议室
介绍新润公司
7
谢培金经理发言
9:30-9:40
四车间二楼会议室
8
赵瑞霞经理发言
9:40—9:50
四车间二楼会议室
9
付有强介绍
9:50-10:25
四车间二楼会议室
10
咸金文思达恒
10:25-10:30
四车间二楼会议室
网上采购平台软件
11
互动
10:30-10:50
四车间二楼会议室
12
意见反馈表
10:50-11:00
四车间二楼会议室
13
合影时间
11:00-11:20
四车间二楼会议室
14
午餐
11:30-13:00
惠发餐厅
15
参观
13:10-16:00
行车路线-恐龙公园
请公司办协助联系
结束
备注：惠总如有空，时间可相应往后延续。
会议前：
1、会议场次：
场次：1场
2、会议设备：
使用新润印刷的电视、使用笔记本（新润印刷准备）
3、会场布置设计：
1）背景：
会场主背景：电视背景
会场动态演示背景 ：惠发公司宣传片
会场签到区背景：新润公司宣传画
参会供应商必须佩戴贵宾证，便于识别
2）条幅：
公司门口：热烈欢迎山东惠发食品有限公司供应商朋友
主席台： 2011年山东惠发食品有限公司供应商会议
3）签到薄：
红色的大的签到薄
签到用中性笔：
4）会议桌、椅：
会议桌要铺深红色绒布
会议椅用办公椅（需要从惠发借调）（30人）
5）会议桌上摆放：
惠发信笺纸2张
铅笔1只
矿泉水1瓶
会议反馈表
会议手提袋进场时领取
6）会议反馈意见箱：收集会议反馈表（用意见箱改装）
7）接待室：
直接使用接待室
摆放时令水果
摆放茶水
8）与会人员：
（惠总,看情况）、宋彰伟、朱建伟、（郭振、）惠民、张录江、林洪栋
9）手提袋内放置：
a) 山东惠发食品有限公司宣传手册
b）山东新润食品有限公司宣传手册
c）网上采购平台（思达恒）简介
会议中
1、会议当天签到服务
在新润印刷公司办公司一楼门内设置签到台，有专门人员引导签到，先签到，核对信息发贵宾证，凭贵宾证领取会议资料，然后入席。
2、会议当天现场管理和服务茶歇/灯光/音响/视频管理、现场管理等
现场统一指挥有其负责的采购人员统一安排，包括人员临时调度等灯光视天气情况。
会议后
1、会议散场后现场清扫：
由全体服务人员打扫，要求不见垃圾，桌面不能有东西，桌椅摆放整齐，地面清扫干净，如借调的东西拉回惠发公司。
2、参会人员名单整理
根据会议前的签到表整理人员，并清点人数，要与事前通知的人员进行对比，统计出比例。
3、会议反馈表，要在供应商会议结束前，要求供应商代表将其填好，投放于摆放在出口处的箱子里。
4、感谢参会电话跟进
可由负责采购人员电话沟通。
需要在会议开始前或根据供应商的规模确定宴请标准。具体由各负责的采购人员订。
服务流程：
工作人员统一着装：
男：深色的西装，白色衬衣，领带
女：职业装，白色衬衣
会议邀请：
1.电话邀请（项目主管）2.对有需要的提供会议日程安排
1.电话邀请（项目主管）
2.对有需要的提供会议日程安排
否
达到预
达到预
期数量
3.接受供应商的参会确认
3.接受供应商的参会确认
是
4.邮寄参会邀请函（本次暂不用）
4.邮寄参会邀请函（本次暂不用）
（）
5.电话提醒参会（郑欣）
会议邀请函的发放：
（本次暂不用）
参会人员的确认：
通过电话沟通，确定供应商的参会人数。
交通、住宿、宴会、安排服务流程
为供应商提供酒店的预订服务，提供交通指南和会议日程资料，使参会人员准时到达。
如有特殊需要招待的，公司审批予以安排食宿，由采购部提前1天把参会人数通知公司办协调订宾馆
宴会标准：由公司统一决定注意区分回族居民，要单独根据其民族要求定制宴请标准。由负责的采购人员进行统计分类，最好问清楚供应商是否有特殊要求或忌口等。
d) 会议当天除负责的采购人员外，其他能抽出时间的采购人员应当作为服务人员进行安排。
6. 外地早到的供应商安排：
一般情况下外地距离较远的供应商提前一天到惠发公司，公司提供车辆接送参会的供应商,由采购部统计提前2天报给公司办。
有特殊邀请的请公司领导审批，由公司安排住宿。
本地供应商或者距离近的供应商自行处理。
7. 宾馆车辆接待：
根据每次供应商会议人数和自驾车数量的实际情况的安排，可由大巴车到所住宿的宾馆接待，统一时间。车辆接送的过程中要有相关负责的采购人员负责陪同。
8. 现场调度：
根据现场情况，所有服务人员要听主持人的安排。
9. 陪同讲解：
由郑欣负责在车内讲解，主要针对惠发公司、工地（看情况）、办公大楼，直到恐龙公园。
10. 参观路线及要求：
a) 路线：
由山东惠发食品有限公司出发，沿河小区项目，经过孵化器办公大楼，再去恐龙公园，返回山东新润印刷有限公司。（或根据其他意见临时改变路线）
b) 要求：
进行参观路线时，要求供应商必须做公司大巴车，所有开车客户要停靠在公司停车场，绝对不允许客户自己开车。
11. 果品的摆放
在所有的与会人员入场后（会议开始后），由服务人员将其摆放在门口的对门处， 供休息时适量取用。
12. 工作分工：
序号
人员名称
工作安排
惠民
总体协调
咸金文
会场布置协调、、会议反馈表统计、横幅会场的统一布置，软件推广，负责调动车辆拉桌椅，餐厅午饭的准备，联系公司班车、灯光、音响
郑 欣
楼下引导，公司讲解，电话提醒参会 、参会人员信息表、提报计划购买水果，引导入场，果品摆放。
王海涛
会场签到服务，会场服务，供应商引导，会后场地的清扫，果品摆放、照相
赵宗花
会场签到服务，会场服务，引导供应商入场，会后场地的清扫，酒店预定安排（如需要），引导上班车，服务
6、
付有强
负责通知供应商，确定与会方式，是否需要接机。
责对参观人员去恐龙公园的引导。
协助部门
策划部
协助会议资料的设计照片纸等的打印
保安
负责对供应商的指引。
新润印刷
负责会场的装饰、桌椅的安排、会议的摄像、照相、电视的摆放，横幅的位置，参观车间的解说
备注：其他未尽事宜另行通知。
费用预算：
供应商会议预算方案
预算名称
标准费用
数量
单位
金额（元）
备注
住宿费用
84
3 / ★
人/次
336
标准间
机场车站接待
/
辆
大巴费用
300
1
辆
300
包含参观路程费用
邀请函费用
/
/
份
/
含回执单
快递费用
/
/
份
/
信笺费用
0.25
40
份
10
铅笔费用
0.5
40
支
20
宣传资料费用
4
40
份
160
签到本费用
10
1
份
10
签到供应商名录费用
/
/
份
/
手提袋费用
2.5
40
份
100
矿泉水费用
1.5
40
瓶
60
安排表费用
/
/
份
/
贵宾证制作费用
2
40
份
80
条幅制作费用
15
3
幅
45
果品糕点费用
10
3
份
30
宴请费用
200
3
桌
600
品尝公司产品费用
/
/
份
/
日程安排表费用
/
/
份
/
照片冲洗费用
/
/
份
/
礼品费用
/
/
份
/
合计：
1751