商务英语是指人们在商务活动中所使用的英语,在西方国家通常称Business English。随着国际经济的迅速发展,商务英语越来越受到人们的重视,特别是专门的商务英语通用的语言。而商务信函则是商务英语的重要组成部分,是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此,本篇文章着重讲解正式的商务信函的写作技巧和方法。
商务英语中正式信函的写作方法
信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：
信头：一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。
信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语：如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。
正文
结束敬语：如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用Yours sincerely。
署名
英文信函中讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。