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档案员岗位职责
档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。
档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理工作。
档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。
档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接工作。
档案员必须按要求做好保密工作。
档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。
完成公司安排的其它相关工作。
档案管理制度
存放档案，应按照类别和保管次序，自左向右，自上而下排列。
归档的文件材料应对照归档范围，完整、准确、系统收集。工程技术类档案应符合国家有关规定，归档的文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。
声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规定和标准，归档要求提供拍摄时间、地点、内容、背景、作者等信息。
4、为确保档案室的安全，应做到防火、防盗、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等，室内严禁吸烟、不得存放易燃品，管理人员下班之前要切断电源。
5、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后尽快归还。
各类资料进入档案室必须严格登记制度，机密资料、档案严防丢失、严防泄密事件发生。
6、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱，档案破损或遗失现象，视情况对管理人员处以批评、罚款、直到辞退处理。
7、要定期对库藏档案进行清理核对，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案需移交或销毁时，应注册登记，保存依据。
档案借阅、复印制度
提出申请-领导批准-办理手续-使用档案-归还档案
1、借阅、复印档案应先批准，再办理《档案借阅登记表》手续。
2、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案。
3、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（工作除处），以防丢失。
4、借阅完毕，应立即归还，如有差错，追究当事者责任。
5、档案借阅时间不得超过10天，确因工作需要不能按时归还，应办理延期手续。
6、调离的员工，必须将档案材料还清后，方可办理调离手续。
物业管理档案资料明细
项目
名称
物业管理
小区基本资料
使用人资料
用户须知、基本资料、物品出入登记卡
装修资料
装修申请表、报建批文、装修工程图纸、施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录
维修资料
修缮计划与方案、维修申报表、派工单、维修回访记录、公共设施维修记录
绿化养护资料
绿化检查记录，养护记录
清洁、保洁资料
整改通知单，保洁日检记录
消防管理资料
巡视记录、检查记录、动火作业审批表、设施运行记录、火灾隐患整改通知
安防资料
巡视记录、检查记录、查岗记录、监控系统资料、紧急事件处理记录、车辆管理记录、巡逻记录、安全隐患整改通知。车辆进出管理记录
设备管理资料
设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备检查记录
员工管理资料
员工个人资料、员工培训计划、培训记录、员工业绩考核及奖罚记录
服务质量反馈资料
用户意见调查、统计记录、用户投诉及处理记录。
文化资料
小区文化活动计划及实施情况记录、文化活动图片及记录，传媒报导资料、文化活动场所，设施台帐及记录
工程资料明细
项目
名称
小区规划资料
批准文件
用地批准文件
规划许可证、开工许可证、规划平面图
业主/使用人姓名、产权、建筑面积清单
工程技术资料
竣工图、平面图、建筑、结构、设备及附属工程图纸
地质勘查报告、工程建设投标文件、前期资料
工程合同及竣工报告
工程预决算
图纸会审记录
工程设计变更及技术核定单（包括质量事故处理记录）
隐蔽工程验收签证
沉降观察记录
竣工验收证明书
钢材、水泥等材料的质量保证书
新材料、构配件合格证书
水、电、电梯等设备的合格证
砂浆、混凝土试块试压报告
园林绿化图纸和清单
设备清单，安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书
工程监理报告
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