商务英语公函的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性。在遣词造句方面 ,使用行业术语和正式辞令是公函的两大特征 ;在语篇建构方面 ,公函有不同于普通私函的固定格式 ,并根据具体交际语境多采用劝说法或陈列法建构语篇 ;在语用策略方面 ,采取“你方视点”、委婉语气和合作态度是建立和促进贸易伙伴关系的关键。
现代商务函电格式规范
(1)商务公函的概念
商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。
(2)商务公函的结构及写作方法
公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
现代商务函电范文
公函
××公司：
贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：
一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。
二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。
三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此办理。
我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。
××公司
×年×月×日